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受付主任を育成する

受付主任が院内の雰囲気を向上し、正確な業務を意識するには

 受付主任が受付の雰囲気を高めれば、院内の雰囲気が変わります。また、業務の効率化に取り組むことで接遇力が維持でき、口コミも拡がりやすくなります。さらにミーティングを中心に情報共有し、受付からの考えや各部署への考えを共有することで、積極的に働きかけることが可能です。受付主任の役割、活躍するメリット等を代表に聞きました。

12月第1週のサンプル動画

⇑12月第1週「受付主任を育成する」サンプル動画(2分54秒:約21MB)音声あり

代表インタビュー

スタッフ「受付主任を育成するにはどうすればいいですか?」

代表「忙しい院長先生のサポートのために、情報共有を担当する主任の役割は重要です。」

スタッフ「受付は情報を共有しづらい部署ですよね?」

代表「受付は患者さんが絶対に通る場所です。さらに待合室は患者さんの滞在時間も長いため、注意深く患者さんを観る必要があります。また、スタッフも患者さんから見られています。」

スタッフ「受付主任との協力が必要なんですね。主任は何を担当すればいいですか?」

代表「受付主任の業務は業務上のミスを少なくして、正確に業務することです。これは受付スタッフも意識しているため、特に働きかけは必要ではありません。」

スタッフ「それでは何をすればいいですか?」

代表「業務の効率化を検討することです。ただ、受付スタッフはレイアウトや業務などを改善することに積極的でない場合があります。」

スタッフ「それはなぜですか?」

代表「なぜなら、業務を改善したことで、以前より動きづらくなり、スタッフとの関係性が維持しづらく、業務が効率化しても、前の方が動きやすかったと思う可能性もあります。」

スタッフ「その他に受付主任が担当することはありますか?」

代表「受付主任は患者さんの状況と現在の受付の状況を伝えてもらわなければなりません。受付主任が最も受付の状況を把握しているため、各部署に連携や注意を促して下さい。」

スタッフ「各部署に連携を促す際の工夫は何かありますか?」

代表「ミーティングを活用することです。その際は受付からの要望だけでなく、各部署の要望を達成するために受付がどのようにサポートできるかを伝えてもらう必要があります。」

スタッフ「各部署の連携も強まりますね。院長先生はどう受付主任に接すればいいですか?」

代表「例えば、院長先生は会計等の報告が上がってきた際に受付主任に感謝を述べることです。これにより、コミュニケーションのきっかけになります。」

スタッフ「受付主任を育成すると効果的なのはどのような医院ですか?」

代表「受付の接遇力を高めたい。事務作業の効率化を見直したい医院で効果的です。」

スタッフ「受付主任を育成することで、どのような目標を達成できますか?」

代表「事務作業を把握でき、効率化を提案し合えます。受付スタッフの雰囲気が良くなれば、医院全体の雰囲気も良くなります。」

このような状況や悩みはありませんか?

 受付の状況が分からないが、接遇力を向上した方がよいと患者さんやスタッフから聞くことがある。受付業務においてミスがあるが報告があがってこない。

 受付の雰囲気が良くなければ、医院全体の雰囲気を高めることができない。ただ、受付主任の該当者がおらず、受付スタッフも融通が利く方ではない。

 院長先生が受付に要望を出しても、スタッフは業務を否定されているように感じます。その結果、さらに受付スタッフとの距離が生まれ、自主性を高めることができません。

 そこで、そこで、下記の『詳しくはこちら』では上記の職人の先生が参画経営を実現するための「受付主任を育成する」についてお伝えします。

詳しくはこちら

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