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報告する仕組みを作る【職人から参画経営】

職人の先生の傾向

 院長先生が診察に集中すると、他部署の情報を収集しづらくなります。これは院長先生が情報を収集する余裕がなくなるだけでなく、他のスタッフも院長先生が忙しそうだと遠慮して報告しづらくなります。その結果、何か問題が起きた際に報告してほしかったという事態になります。

 しかし、院長先生が診察に集中することで、効率は良くなります。そのため、必要な情報だけ教えてほしいという要望になります。しかし、スタッフはどの情報が大事で、大事ではないと判断することはできません。

 そこで、全ての情報を伝えるしかないという結論になってしまいます。しかし、そうはいっても、スタッフは院長先生に逐一話すことは難しいため、情報を把握することができません。

 スタッフは職人の先生に対して、過去の対応を覚えているため、院長先生はスタッフの話を聞くのが得意ではないか、余裕がないと思い、報告しづらい状況です。

 また、患者さんにとっても自分が話した内容が院内全体に伝わっていなければ、不満につながるだけでなく、安心感も生まれません。

職人の先生のニーズ

 院長先生は診察に集中したいと考えていますが、各部署の現場の情報も収集したいと思っています。しかし、その想いがスタッフに届いていない場合が多いです。その結果、院長先生は業務だけに集中したいと捉えられる可能性があります。

 そのために報告する仕組みが必要です。報告する仕組みには数種類あります。情報によって変わります。例えば、今すぐ話す必要がなければ、毎月のミーティングでも良いです。これが判断できるかがポイントになります。

 そこで、スタッフが情報を判断できるように教育する必要があります。しかし、これは職人の先生には負担です。そのために情報を判断できるスタッフを中心に報告する仕組みを作ります。

 これにより、院長先生はそのスタッフから情報を収集することで、診察に集中することができます。また、スタッフは院長先生とコミュニケーションをとることで、院長先生の想いが分かるだけでなく、スタッフのマネジメント能力を高めることができます。

 他のスタッフもそのスタッフに話すことで、院内全体の情報共有が活性化します。

参画経営で大切にしていること

 参画経営では院長先生が診察に集中しながら、特定のスタッフから情報を収集し、報告する仕組みを作ります。これにより、他のスタッフもどのような情報が大切なのかが分かり、自ら課題を解決する能力を高めることができます。

 その際はとりあえず情報を伝えればよいという雰囲気作りはしません。これでは院長先生に負担がかかってしまいます。そうではなく、まずは情報を取捨選択する仕組み作りから始めます。

 そこで、さんかくけいでは院長先生が伝えてほしい情報の基準、スタッフが情報を共有する体制作り、その他の提案をすくい上げる面談等の機会の設定等をサポートします。

 これにより、患者さんに対する要望や情報を院内で共有できることにより、すぐに行動に移すことができます。その結果、スタッフも情報共有の大切さを学び、前向きに報告する雰囲気を醸成できます。

 下記の詳しくはこちらでは三方が良くなる「報告する仕組み作り」について聞いた内容をお伝えします。

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