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運営元:さんかくけい

ミーティングを運営する

ミーティング運営のポイントを把握し、短時間で意見を反映するには

 一般的なミーティングでは継続は難しく、結局運営しなくなります。そのため、主任クラスに各部署の課題を事前議題として設定する方法等があります。これにより、スタッフの情報交換が活発になり、決定事項が絞れて、現場に落とし込みやすくなります。スタッフが前向きに発言できるミーティングの運営方法等を代表に聞きました。

10月第2週のサンプル動画

⇑10月第2週「ミーティングを運営する」サンプル動画(2分39秒:約19MB)音声あり

代表インタビュー

スタッフ「ミーティング運営のポイントは何かありますか?」

代表「参加者を限定することです。主に各部署の主任スタッフが集まって考えることで時間も節約できます。」

スタッフ「なぜ主任スタッフの方がいいですか?」

代表「主任は最も各部署の状況を分かっているため、組織上運営しやすいといえます。」

スタッフ「その主任スタッフがあまり部署や医院のことを考えていない場合はどうすればいいですか?」

代表「その場合は参加者を変えることです。その際は参加者を選んだ理由をスタッフ全員に納得させること、またスタッフの人数が多くなりすぎないことがポイントです。」

スタッフ「スタッフ全員が参加してもいいですか?」

代表「スタッフ数がそれほど多くない医院の場合は時間を決めて、みんなで話し合う事も効果的です。」

スタッフ「それ以外のポイントは何かありますか?」

代表「次に院長先生が話す時間を設定しておくことです。」

スタッフ「それはなぜですか?」

代表「日常の診療においてなかなかスタッフと話す時間を確保できない場合、そのミーティングで伝えることが確かに効果的です。しかし、それでは院長先生のみが話す場とスタッフが認識することになります。」

スタッフ「結局開催する意味が薄くなるということですね。」

代表「そうです。そのため、ミーティングの目的はスタッフが経営について考えること、院長先生はそのサポート役というスタンスを伝えることが効果的です。」

スタッフ「議題を設定する上でのポイントはありますか?」

代表「事前にテーマを設定しておくことで、スタッフは考えやすくなります。テーマは日常の診療と新たな取り組みの2つを組み合わせることが重要ですが、最初は日常の診療における議題でも構いません。」

スタッフ「ミーティングを運営する際に気をつけることはありますか?」

代表「各部署の発言時間をある程度合わせることが大事です。一部の部署だけ時間が長いと他の部署は遠慮して話さない可能性もあります。」

スタッフ「もしミーティングの運営が行き詰ったらどうしたらいいですか?」

代表「ミーティング自体を否定するのではなく、ポイントをおさえて、改善することです。大事なのはミーティングによって、スタッフの納得性が高まることです。」

スタッフ「ミーティングの運営を考えることはどのような医院で効果的ですか?」

代表「朝礼や申し送りを開始しても、スタッフが話さない。院長先生のみ一方的に話しているように感じる医院で特に効果的です。」

スタッフ「ミーティングの運営がうまくいった場合、どのような目標を達成できますか?」

代表「情報交換が活発になります。スタッフが前向きに提案し始めます。」

このような状況や悩みはありませんか?

 ミーティングを開催する必要を感じない。時間もなく、パートスタッフもいるため、特に話し合う議題がない。ただ、新人スタッフが定着しないなどの問題がある。

 患者数が昨年に比べて減少しているが、その対策を何も講じていないことが不安。スタッフの意識を高めて、前向きに提案して欲しいがそのような雰囲気もない。

 院長先生が月に1度でもミーティングを開催しようと提案しても、スタッフが必要性を感じていないため、現場に定着しません。その結果、忘年会等だけの開催につながります。

 そこで、下記の『詳しくはこちら』では上記の職人の先生が参画経営を実現するための「ミーティングを運営する」についてお伝えします。

詳しくはこちら

    ミーティング体制を作る   部署間連携を促進する   提案する文化を築く

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