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開業後5年以内の経営課題と対策

業務の効率化の流れを作る

 開業5年目までで大事なことは業務の効率化の流れとコミュニケーションに関する医院文化の定着です。この時期は患者数が増えて、待ち時間も長くなります。さらに地域の中で口コミが拡がっていくため、この増患にいかに対応できるかで今後の医院の力量が問われます。

 しかし、初めて増患に対応するため、スタッフもミスを減らしたいと考え、患者さんからも話しかけられ、接遇力が落ちます。さらに院長先生もご自身の診療だけで手一杯になるため、問題に対して事後に対処しなければなりません。そのため、対応できる患者数に落ち着きます。

 そこで、業務の効率化の流れを検討することです。院長先生が診療終了後などにスタッフに移行できる業務を検討します。しかし、それだけではスタッフの不満や負担につながるため、目的を伝える方法も検討しなければなりません。これができなければ、今後の効率化に影響します。

コミュニケーションの仕組みを整える

 この時期は増患に合わせて、スタッフ数も増えてきます。そこで、スタッフマネジメントに関しても検討する必要があります。例えば、面談を実施するのか、ミーティングを実施するのか等です。今まで実施していなかったからと考えれば、今後はより実施しづらくなります。

 特に長期的に考えると、きっかけがなければ、新たな取り組みは開始しづらいです。そのため、この時期は多くの課題が発生するため、比較的開催しやすいといえます。

 そこで、既存スタッフを中心に院長先生の想いを伝え、現場の状況やスタッフの考えを伝えてもらいます。つまり、コミュニケーションを密にとれば、スタッフは院長先生に話してもいいのだと感じます。これができれば、スタッフ間で口コミが生まれ、情報共有が密になります。

増患への対応方法を検討する

 また、増患することで、部署間の業務内容が拡大し、新たな業務が発生します。その際は既存のスタッフの業務を拡大すればいいのか、業務を効率化すればいいのか検討します。さらに業務内容を明確にすることで、新規採用の可能性も検討します。

 もし、新たなスタッフを採用してほしいと既存スタッフから要望があっても、ずっと増患するとは限らず、結局余裕がある時に人が余ってしまいます。そのため、採用するのは最も後回しにして、既存のスタッフで何ができるのか考えることが効果的です。

開業5年以内の医院の取り組み

 この時期は業務効率化の流れの明確化、コミュニケーションしやすい雰囲気の醸成の2つが重要です。

 つまり、業務を明確化することで、院長先生も忙しい時と余裕がある時の部署の状況が分かります。また、コミュニケーションをとることで、スタッフの一方的な要望なのか、医院全体を考えた対策なのかが理解できます。その結果、効率化と情報共有を考える文化が定着します。

   5~7年   7~11年   11年以上

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